Путевая карта: от найма менеджера до запуска CRM и сезонных продаж

Этап 1. Подготовка фундамента (до публикации вакансии)

1.1. Инвентаризация каналов

Составьте список всех площадок, откуда приходят заявки:

Авито (4 города)
Telegram-канал + боты по городам
Max-канал + боты
Instagram
ВКонтакте
Звонки (если есть)

По каждому каналу определите: кто сейчас отвечает, сколько заявок в день в несезон и в пик (хотя бы ориентировочно).

1.2. Выбор и оплата AmoCRM

Зарегистрируйте аккаунт AmoCRM.
Выберите тариф: для старта достаточно «Базовый» или «Расширенный» (зависит от количества пользователей и интеграций).
Подключите нужное количество пользователей: менеджер + продавцы (минимум просмотр).
Настройте домен для почты (если нужна отправка писем из CRM).

1.3. Проектирование воронки

Базовая воронка для ёлок и велосипедов:

Неразобранное → Новый лид → Консультация → Ожидает оплаты → Оплачено →
Доставлено/Самовывоз → Закрыто

Отдельный статус (или тег) для сделок, которые продавец закрыл сам — «Продавец оформил».

Определите поля карточки сделки:

Город
Товар (категория)
Источник (Авито / Telegram / Max / Instagram / ВК)
Способ доставки (Авито-доставка / самовывоз / своя доставка)
Ответственный менеджер
Комментарий

Этап 2. Интеграция каналов в AmoCRM

2.1. Telegram

Создайте бота через @BotFather, получите токен.
Подключите через интеграцию AmoCRM «Telegram» (встроенная) или через сервис-коннектор (например, TextBack, BotHelp, если нужна сложная воронка).
Настройте: все сообщения из Telegram-ботов по городам падают в неразобранное, затем автоматически назначаются на менеджера.
Бот может выдавать первое авто-сообщение: «Здравствуйте! Выбирайте категорию» — это первичная фильтрация.

2.2. Авито

Для интеграции Авито с AmoCRM нужен коннектор. Варианты:

Встроенная интеграция AmoCRM + Авито (если доступна на вашем тарифе).
Сторонний сервис: LeadConvert, Chatforma, UIS — они принимают сообщения из Авито и передают в CRM.

Настройте: каждое сообщение с Авито создаёт сделку, телефон клиента подтягивается автоматически.
Проверьте, что переписка ведётся прямо в CRM (а не нужно переключаться в Авито).

2.3. Max-канал и боты

Аналогично Telegram: токен бота, интеграция через коннектор.
Если Max-боты работают на той же платформе, что и Telegram (TextBack, BotHelp), настройте оба в одном личном кабинете.

2.4. Instagram

Через интеграцию AmoCRM «Instagram Direct» (встроенная, нужен бизнес-аккаунт) или через сторонний сервис.
Настройте: комментарии под постами и Direct-сообщения падают в CRM.

2.5. ВКонтакте

Встроенная интеграция AmoCRM «ВКонтакте» — сообщения из личных сообщений сообщества и комментариев.
Подключите все группы по городам.

2.6. Тестирование интеграций

Обязательно до найма менеджера:

Напишите тестовое сообщение с каждого канала.
Проверьте, что оно появляется в AmoCRM.
Проверьте, что ответ из CRM доходит до клиента на той же площадке.
Проверьте, что телефон, имя и источник подтягиваются автоматически.
Проверьте, что дублікаты (один человек написал в 2 канала) склеиваются в одну карточку.

Этап 3. Настройка правил работы внутри CRM

3.1. Распределение заявок

Робот: первый ответивший менеджер = ответственный за сделку.
Если менеджер не ответил за 15 минут — сделка подсвечивается красным / приходит уведомление в общий чат.
Продавцы, которые отвечают локально, обязаны передавать сделку на менеджера (кнопка «Сменить ответственного»).

3.2. Шаблоны быстрых ответов

Подготовьте 8–10 шаблонов в AmoCRM:

Приветствие + запрос города
Проверка наличия (если остатки не в реальном времени)
Условия Авито-доставки (габариты, сроки, оплата)
Условия самовывоза (адрес, часы работы)
Подтверждение заказа (запрос адреса, телефона)
Отработка возражения «дорого»
Отработка «подумаю»
Промокод для офлайн-визита
Завершение сделки / благодарность

3.3. Офлайн-связка

Выберите один из способов привязки онлайн-заявки к приходу в магазин:

Промокод (менеджер даёт клиенту, продавец фиксирует).
Поиск по телефону в CRM (продавец вбивает номер — видит сделку).
Сообщение в общий чат по городу (менеджер предупреждает о визите).

3.4. Регламент для команды

Напишите короткий документ (1–2 страницы):

Кто отвечает за какой канал.
Как передавать сделку другому менеджеру.
Какой статус ставить и когда.
Что делать, если клиент пришёл в магазин после переписки онлайн.
Как считать бонус (какие сделки учитываются, какие нет).

Разошлите всем продавцам и менеджеру, повесьте в общий чат.

Этап 4. Поиск и найм менеджера

4.1. Публикация вакансии

Разместите на:

hh.ru (Тюмень, удалёнка)
Instagram
Telegram-каналы по вакансиям (если есть локальные)
ВКонтакте (группы вакансий Тюмени)

Текст вакансии:

Вакансия: Менеджер по работе с заявками и клиентами (работа в единой CRM, все каналы в одном окне)

Сеть магазинов велосипедов и новогодних ёлок (4 города). В сезон поток обращений резко растёт — ищем менеджера, который не даст потеряться ни одной заявке и будет системно доводить клиентов до заказа.

Главная особенность работы: все сообщения из Telegram, Авито, Max, ВКонтакте и Instagram приходят в единую AmoCRM. Вы отвечаете только в одном окне — никаких переключений между приложениями и риска пропустить диалог.

Что нужно делать:

Принимать и обрабатывать входящие обращения: Telegram, Авито, Max-канал, ВК, Instagram.
Консультировать по ассортименту и доставке, снимать возражения, доводить до оформления заказа.
Вести сделки в AmoCRM: фиксировать лиды, двигать по воронке, не терять задачи.
Оперативно уточнять наличие товара у локальной команды или по внутренним отчётам (данные по остаткам не всегда обновляются в реальном времени — важно быстро запрашивать актуальный статус).
Передавать сложные вопросы в общий чат по городам (есть поддержка от локальных команд).

Почему это удобно:

Все диалоги в одной системе: история переписки не теряется, даже если клиент сначала написал в Telegram, а потом в Авито.
Работа из одного окна: не нужно переключаться между 5 приложениями.
Прозрачная воронка: вы всегда видите, на каком этапе находится каждый клиент.

Что важно:

Спокойная, грамотная переписка: без шаблонов, но и без «воды».
Базовое понимание CRM и готовность быстро разобраться.
Ответственность: ни одна заявка не должна остаться без ответа дольше согласованного времени.
Умение работать в пиковые часы и не паниковать при большом потоке сообщений.

Условия:

Удалёнка.
График обсуждаем на собеседовании.
Фиксированная ставка + KPI (обсуждается индивидуально).
Поддержка команды: по сложным вопросам подскажут локальные менеджеры.

Если ты умеешь держать воронку под контролем, не теряться в потоке заявок и работать системно — давай знакомиться.

4.2. Отсев на первом этапе

Попросите в отклике ответить на 3 вопроса:

Опыт работы с входящими заявками (где, сколько, какой объём).
Знакомы ли с AmoCRM (или другой CRM).
Готовность работать в сезон с большим потоком (график, часы).

Это сразу отсеет тех, кто массово рассылает отклики.

4.3. Собеседование (20–30 минут, по телефону/видео)

Вопросы для оценки:

«Расскажите, как бы вы вели клиента от первого сообщения до заказа» — проверка логики продаж.
«Клиент пишет: “А почему так дорого, на Авито у других дешевле?” — что ответите?» — проверка отработки возражений.
«У вас 15 непрочитанных сообщений, только что пришло ещё 5. Ваши действия?» — проверка стрессоустойчивости.
«Сервер упал, CRM не работает, а клиенты пишут. Что делаете?» — проверка адекватности.

Тестовое задание (10 минут):

Дайте 2–3 скриншота реальных переписок с клиентами и попросите:

Написать следующий ответ.
Поставить правильный статус в воронке.

4.4. Оффер и оформление

Согласуйте схему оплаты (из вариантов выше).
Пропишите KPI и правило «что считается доведённой сделкой».
Договоритесь о графике (например, 5/2, 09:00–18:00 или смены 2/2 с 09:00 до 21:00).
Установите испытательный срок: 2 недели на CRM + каналам, затем оценка результатов.

Этап 5. Онбординг и запуск

5.1. Первый день

Дать доступ к AmoCRM.
Показать воронку, статусы, шаблоны.
Провести по каждому каналу: откуда падают заявки, как выглядят.
Дать регламент работы и схему оплаты.
Познакомить с продавцами по городам в общем чате.

5.2. Первая неделя

Менеджер работает под контролем: рук ежедневно сверяете отчёт «Сделки по менеджерам».
Проверяете: все ли заявки обработаны, нет ли зависших, правильно ли стоят статусы.
Корректируете шаблоны ответов под реальные вопросы клиентов.
Тестируете офлайн-связку: менеджер даёт промокод, клиент приходит, продавец находит сделку.

5.3. Вторая неделя

Менеджер работает самостоятельно.
Раз в 3 дня короткий созвон (10 минут): что работает, что не работает, где затыки.
К концу второй недели — оценка по KPI и решение об окончании испытательного срока.

Этап 6. Контроль и масштабирование

6.1. Ежедневно

Отчёт «Неразобранное» — не должно быть зависших заявок.
Отчёт «Время до первого ответа» — цель ≤ 15 минут.

6.2. Еженедельно

Отчёт «Сделки по менеджерам» — сколько довёл до оплаты, какая конверсия.
Отчёт «Источники» — откуда больше продаж, где проседает.
Сверка с продавцами: нет ли дублей, все ли сделки учтены.

6.3. К середине октября

CRM настроена и протестирована.
Менеджер нанят и работает минимум 1 неделю.
Открытие Сургута: создаётся отдельный бот/канал, заявки падают в ту же CRM, назначаются на того же или нового менеджера.

6.4. В пик сезона (ноябрь–декабрь)

Ежедневный контроль нагрузки: если менеджер не справляется — берите второго на смены.
Повышенный бонус за сделки сверх нормы (если заложили в схему оплаты).